Dit zijn de algemene voorwaarden (hierna: “Algemene Voorwaarden” of “A.V.”) van Heidi soetemans met als handelsnaam VA Heidi met maatschappelijke zetel te Emblemseweg 2, 2520 Broechem en ingeschreven in de K.B.O onder nummer BE 0794.921.829. (hierna: “[de onderneming]”).
Artikel 1 – Toepassingsgebied
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op elk aanbod, elke offerte en elke tot stand
gekomen overeenkomst met betrekking tot de producten en/of diensten die wij aanbieden aan
professionele klanten (hierna: de “Klant”). Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing met
uitsluiting van de algemene voorwaarden van de Klant, tenzij partijen anders en schriftelijk
overeenkomen.
Naast deze Algemene Voorwaarden kunnen aanvullende voorwaarden van toepassing zijn op
bepaalde producten en/of diensten indien expliciet aangegeven in het
samenwerkingsovereenkomst, de offerte of bestelbon. Indien er een tegenstrijdigheid zou zijn
tussen de aanvullende voorwaarden en deze Algemene Voorwaarden, dan gelden in beginsel de
bepalingen uit de aanvullende voorwaarden boven de Algemene Voorwaarden, tenzij anders is
bepaald.
De laatste versie van de Algemene Voorwaarden zal je steeds kunnen consulteren op onze website.
Artikel 2 – Offertes
Onze offertes zijn louter indicatief en vrijblijvend en vervallen indien zij niet binnen 30
kalenderdagen werden aanvaard door de Klant. Offertes krijgen pas rechtsgeldigheid als
overeenkomst door ondertekening en terugzending van de offerte door de Klant binnen de
geldigheidsduur van de offerte.
Indien we in de offerte verwijzen naar werkdagen, gaan we uit van werkdagen van 8uur, door ons
in te plannen in de loop van de dag. De Partijen bepalen in onderling overleg de dagen waarop de
prestaties zullen verricht worden. Alle prestaties worden standaard vanop afstand uitgevoerd,
tenzij we anders overeenkomen.Artikel 3 – Onze diensten
Wij kunnen onder meer volgende diensten leveren: algemene administratie, support (bv. emails,
telefonisch), opmaak van documenten, sales support, boekhoudkundige ondersteuning,… De
precieze opdracht zal omschreven worden in de offerte.
Wij verbinden ons ertoe de diensten, die alsmiddelenverbintenissen worden beschouwd, op een
professionele manier, met alle redelijke bekwaamheid en zorg te verlenen, in overeenstemming
met de relevante normen en vereisten (inclusief goede industriële praktijken) en in
overeenstemming met deze Algemene Voorwaarden, (indien van toepassing) de offerte en alle
toepasselijke wetten.
Wij zullen de diensten uitvoeren volgens onze eigen inzichten, doch rekening houdend met alle
redelijke eisen en verwachtingen van de Klant.
Artikel 4 – Verplichtingen van de Klant
De Klant is ertoe gehouden om alle documenten, accounts, software,… die noodzakelijk zijn om de
tussen ons overeengekomen overeenkomst uit te voeren tijdig aan te leveren en (eventueel) in de
door ons aangeduide vorm.
Enige vertraging in de uitvoering van de diensten te wijten aan het niet tijdig aanleveren van
documenten of het niet tijdig toegang geven tot accounts of software,… is volledig ten laste van de
Klant.
Wijzigingen aan een door ons aanvaarde opdracht kunnen enkel schriftelijk en vereisen ons
uitdrukkelijk en voorafgaand akkoord.
Artikel 5 – Duur, beëindiging en annulering
De duur van de overeenkomst is bepaald in de offerte. Indien geen duur is bepaald is de
overeenkomst afgesloten voor onbepaalde duur.
Een overeenkomst van onbepaalde duur kan door ons en door de Klant beëindigd worden mits
inachtneming van een opzegtermijn van 4 weken, dewelke aanvangt de week volgend op de week
waarin de schriftelijke kennisgeving is verzonden.
Een overeenkomst van bepaalde duur kan door de Klant niet voortijdig beëindigd worden, dan
mits betaling van een verbrekingsvergoeding die gelijk is aan het nog te factureren bedrag voor de
resterende termijn.
Een overeenkomst voor een specifieke en welomlijnde opdracht voor een vaste prijs kan na
aanvang van de uitvoering niet meer geannuleerd worden door de Klant behoudens mits betaling
van een verbrekingsvergoeding die gelijk is aan het nog te factureren bedrag.Annulering van een opdracht vóór aanvang van de diensten is mogelijk. Ingeval de annulering
plaatsvindt uiterlijk 4 weken voor de start van de opdracht, kan de Klant kosteloos annuleren. Bij
annulering tussen 4 weken en 2 weken voor aanvang van de opdracht betaalt de Klant 50% van
het bedrag van de offerte. Annulering minder dan 2 weken voorafgaand aan de aanvang van de
diensten is niet mogelijk, behoudens mits betaling van 100% van het bedrag van de offerte als
verbrekingsvergoeding.
Elke beëindiging of annulering dient schriftelijk te gebeuren per e-mail naar volgend e-mailadres:
vaheidi@outlook.com
Elk van de partijen mag de uitvoering van haar verplichtingen opschorten indien de andere partij
haar contractuele verplichtingen niet nakomt en deze situatie niet rechtzet binnen een termijn van
14 kalenderdagen na verzending van een ingebrekestelling door de partij die geen schuld treft. De
opschorting eindigt zodra de in gebreke blijvende partij haar verplichtingen opnieuw nakomt.
Elk van de partijen mag de overeenkomst eenzijdig en zonder voorafgaande rechterlijke
tussenkomst beëindigen door schriftelijke kennisgeving aan de andere partij indien deze laatste
ernstig tekortschiet in één van haar verplichtingen zoals vastgelegd in de offerte en/of deze A.V.
en (voor zover rechtzetting mogelijk is) deze tekortkoming niet wordt rechtgezet binnen 30
kalenderdagen volgend op de schriftelijke kennisgeving. Ingeval de overeenkomst wordt beëindigd
door ons en lastens de Klant, behouden wij ons het recht voor om alle reeds geleverde prestaties
inclusief eventuele gemaakte kosten integraal te factureren aan de Klant.
Na beëindiging van de overeenkomst, onafgezien van de reden voor beëindiging zullen wij de door
de Klant ter beschikking gestelde documenten zo snel als redelijkerwijze mogelijk is, teruggeven
dan wel vernietigen afhankelijk van de vraag van de Klant.
Artikel 6 – Prijzen, facturatie en betaling
De prijzen voor onze diensten zijn vermeld in de offerte of samenwerkingsovereenkomst. Prijs en
andere vermeldingen die zouden opgenomen zijn op de website of in andere commerciële
communicatie binden ons niet.
Alle facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen na factuurdatum door de Klant op volgend
bankrekeningnummer: BE23 7370 6674 0891.
Niet-betaling van een factuur op de vervaldag geeft van rechtswege en zonder voorafgaande
ingebrekestelling aanleiding tot een interest van 1% per begonnen maand en een bijkomende
schadevergoeding van 10% van de factuur met een minimum van 50,00 EUR, onverminderd
juridische en andere kosten en schade. Bij (gedeeltelijke) niet-betaling van ook maar één factuur
worden alle openstaande, zelfs niet-vervallen bedragen onmiddellijk opeisbaar.Eventuele protesten op facturen dienen schriftelijk te gebeuren, binnen een termijn van vijf (5)
kalenderdagen na ontvangst, met motivering van de redenen van de klacht, bij gebreke waarvan
ze geacht worden te zijn aanvaard.
Artikel 7 – Intellectuele Eigendom
De intellectuele eigendomsrechten op onze ideeën, concepten, ontwikkelingen, know-how,… en
elk ander werk dat door intellectuele eigendomsrechten worden beschermd behoren exclusief toe
aan ons. De Klant zal ons onverwijld op de hoogte stellen van elke inbreuk door derden op onze
intellectuele eigendomsrechten waarvan hij op de hoogte is.
Het aanvaarden en uitvoeren van een overeenkomst door ons impliceert geen overdracht van
énige intellectuele eigendom van de Klant aan ons, tenzij wanneer partijen anderszins en
uitdrukkelijk overeenkomen. Indien de Klant documenten ter beschikking stelt die beschermd zijn
door intellectuele eigendomsrechten, verkrijgen wij een beperkte gebruikslicentie om de
documenten te gebruiken voor de duur van de opdracht en in het kader van de uitvoering van de
overeenkomst.
Artikel 8 – Aansprakelijkheid en verzekering
In geval van gebreken aan de door ons uitgevoerde opdracht, dient de Klant ons hierover binnen
5 kalenderdagen na de ontdekking ervan en uiterlijk binnen 10 kalenderdagen na het beëindigen
van de overeenkomst te informeren. Wij behouden ons in dat geval het recht voor om naar eigen
goeddunken te beslissen om ofwel de fouten kosteloos te verbeteren, de prestatie opnieuw te
verrichten dan wel een bepaald bedrag te crediteren op de factuur dat in overeenstemming is met
de ernst van het gebrek.
Wij zijn niet aansprakelijk voor enige directe of indirecte schade waarvan wij onze
aansprakelijkheid niet uitdrukkelijk hebben bepaald in deze Algemene Voorwaarden.
Wij zijn nooit aansprakelijk voor enige indirecte en/of enige gevolgschade zoals gederfde omzet of
winst, verhoging van operationele kosten, verlies van cliënteel door de Klant of derden in relatie
tot de Klant. In ieder geval zal onze totale aansprakelijkheid altijd beperkt zijn tot directe schade
en nooit meer bedragen dan de prijs die de Klant aan ons heeft betaald voor de diensten die direct
aanleiding gaven tot de claim gedurende de 3 maanden voorafgaand aan het schadegeval.
Niettegenstaande voorgaande bepaling is het maximaal door ons te betalen bedrag steeds beperkt
tot het bedrag dat onze verzekering uitbetaalt.
Wij hebben onze beroepsaansprakelijkheid verzekerd bij KBC Van Hooff met dekking voor België.]Artikel 9 – Vertrouwelijkheid
Wij verbinden ons ertoe toe alle informatie, werkmethoden en procedés, prijs- en klantenlijsten,
evenals alle tot onze kennis gekomen bijzonderheden betreffende bedrijfsaangelegenheden van
de Klant, noch tijdens de duur van de Overeenkomst, noch nadien, aan derden te melden of op
enige wijze kenbaar te maken.
De verplichtingen die voortvloeien uit deze confidentialiteitsclausule zijn niet langer van toepassing
indien de vertrouwelijke informatie publiek is geworden zonder toedoen van ons dan wel wanneer
de Klant zijn toestemming heeft gegeven tot vrijgave of wanneer de vrijgave verplicht is door enige
toepasselijke wetgeving of regelgevende- of overheidsinstantie.
De Klant kan bij het einde van de Overeenkomst de teruggave vragen dan wel de verwijdering van
de documenten en gegevens die in ons bezit kwamen tijdens de uitoefening van diens
werkzaamheden.
Artikel 10 – Niet -exclusiviteit
De Klant erkent en aanvaardt dat wij tijdens de uitvoering van de diensten geenszins gebonden
zijn door enige exclusiviteit. Het is ons toegestaan om tijdens en na afloop van de duur van de
overeenkomst opdrachten aan te nemen van andere opdrachtgevers voor zover dit de loyale en
correcte uitvoering van de overeenkomst met de Klant niet zou aantasten en mits inachtneming
van het bepaalde in artikel 9 van deze A.V.
De Klant mag tijdens de duur van de overeenkomst naar eigen goeddunken beroep doen op
andere dienstverleners die gelijkaardige diensten leveren dan ons voor zover dit de loyale en
correcte uitvoering van de overeenkomst met ons niet in de weg staat.
Artikel 11 – Privacy en Verwerkersvoorwaarden
Verwerkingsverantwoordelijke – Heidi Soetemans met als handelsnaam VA Heidi met
maatschappelijke zetel te Emblemseweg 2, 2520 Broechem en ingeschreven in de K.B.O onder
nummer BE0794.921.829 is de Verwerkingsverantwoordelijke die de persoonsgegevens van de
Klant zal verwerken.
Verwerker – Indien en voor zover wij beschouwd worden als Verwerker van persoonsgegevens zijn
volgende verwerkersvoorwaarden eveneens van toepassing, waarmee wij hebben voldaan aan
artikel 28 GDPR.
De persoonsgegevens die door de Klant ter beschikking worden gesteld kunnen betrekking
hebben op de volgende types van betrokkenen: zijn eigen klanten, leveranciers, bedienden,
arbeiders, agenten, consultants of derden.De persoonsgegevens kunnen (afhankelijk van de opdracht die de Klant aan ons uitbesteed) de
volgende categorieën omvatten: identificatie-informatie en contactgegevens, gegevens
gerelateerd aan lonen, facturatiegegevens,… Wat deze persoonsgegevens betreft zal de Klant de
rechten en verplichtingen van een verwerkingsverantwoordelijke hebben zoals opgenomen in de
GDPR.
Wij zullen de persoonsgegevens verwerken op basis van schriftelijke instructies van de Klant. Wij
zullen de persoonsgegevens strikt vertrouwelijk behandelen en niet langer bewaren dan
noodzakelijk om de overeenkomst uit te voeren.
Wij zullen de noodzakelijke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen
teneinde een beschermingsniveau te garanderen dat voldoet aan de risico’s die de verwerking
inhoudt, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard van de
persoonsgegevens en de potentiële risico’s.
Indien wij een inbreuk op de persoonsgegevens vaststellen die betrekking hebben op
persoonsgegevens die in het kader van de overeenkomst met de Klant door ons worden verwerkt,
zullen wij de Klant onverwijld hiervan in kennis stellen.
Op verzoek van de Klant en rekening houdend met de aard van de verwerking en de aard van de
informatie waarover wij beschikken zullen wij redelijke bestand verlenen met betrekking tot:
vragen of verzoeken van betrokkenen, vragen of verzoeken van de
Gegevensbeschermingautoriteit, melden van inbreuken op persoonsgegevens, het uitvoeren van
DPIA’s,… Wij behouden ons het recht voor om een redelijke vergoeding te factureren voor deze
bijstand.
Op verzoek van de Klant zullen wij meewerken aan eventuele audits uitgevoerd door de Klant of
een onafhankelijke derde. Deze audits moeten 1 maand op voorhand aangekondigd worden,
kunnen enkel plaatsvinden tussen 9u en 17u en mogen enkel betrekking hebben op
dataprivacyaspecten. Wij behouden ons het recht voor om een redelijke vergoeding te factureren
voor onze medewerking aan dergelijke audits.
De Klant verleent ons een algemene schriftelijke toelating om voor de verwerking van
persoonsgegevens onderaannemers in te schakelen. De lijst van onderaannemers is beschikbaar
op eenvoudig verzoek.
Op het einde van de overeenkomst kan de klant beslissen om de persoonsgegevens die wij
bewaren te wissen, terug te geven of de Klant de mogelijkheid geven om de persoonsgegevens zelf
op te halen. Binnen 30 dagen nadat de Klant zijn beslissing heeft kenbaar gemaakt zullen wij de
(eventuele nog resterende) persoonsgegevens en documenten wissen binnen 30 dagen na het
beëindigen van de overeenkomst, tenzij de wet de verdere bewaring van persoonsgegevens
vereist.Onze aansprakelijkheid als Verwerker is steeds beperkt tot deze gevallen specifiek voorzien in de
GDPR. Onze aansprakelijkheid is daarnaast en in alle gevallen steeds beperkt tot de directe schade
aan de Klant en de Klant vrijwaart ons te allen tijde voor alle aanspraken van derden.
Artikel 12 – Overige bepalingen
Deze Algemene Voorwaarden. vormen samen met de offerte, samenwerkingsovereenkomst of
bestelbon de volledige overeenkomst tussen de Klant en ons, met betrekking tot de erin
opgenomen materie.
Indien één of meerdere bepalingen van deze Algemene Voorwaarden op enig moment geheel of
gedeeltelijk onwettig, nietig of voor enige andere reden niet afdwingbaar zou(den) zijn, dan zal
deze clausule geacht worden te kunnen afgescheiden worden van deze Algemene Voorwaarden
en niet de geldigheid en afdwingbaarheid van de overige bepalingen beïnvloeden.
Artikel 13 – Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Het Belgische recht is van toepassing op alle geschillen die verband houden met of die voortvloeien
uit onze aanbiedingen en/of overeenkomsten.
Partijen komen overeen om te goeder trouw en onverwijld te proberen geschillen of claims die
voortvloeien uit of verband houden met deze Algemene Voorwaarden of offerte zo snel mogelijk
op te lossen door middel van onderhandelingen tussen hen. Als er binnen dertig (30) dagen na de
kennisgeving van het geschil door de klager aan de andere partij geen oplossing wordt gevonden,
kan elke partij de zaak aanhangig maken bij de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement
van onze maatschappelijke zetel, die exclusief bevoegd is.